Rechtsanwältin Grit Andersch

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Außergerichtliche Mahnung, Mahnkosten und Verzugszinsen

Gestaltung und Inhalt der Rechnung

Eine Rechnung hat, um eine Zahlungsverpflichtung auszulösen, bestimmte Voraussetzungen zu erfüllen.
Unternehmen, die eine Rechnung erstellen, müssen dabei darauf achten, dass folgende Inhalte enthalten sind:
  • Aufstellung der einzelnen erbrachten Leistungen (bei Werkleistungen nach der VOB sogar in der Reihenfolge, wie sie im Kostenvoranschlag enthalten war)
  • den Gesamtbetrag der Brutto-Summe
  • die Angabe des Prozentsatzes der Mehrwertsteuer (16 % oder 7 %)
  • den ausgerechneten Mehrwertsteuerbetrag
  • die Netto-Summe
  • die Steuernummer oder soweit vorhanden die UmsatzsteuerID
  • eine fortlaufende Rechnungsnummer
Sind diese Kriterien nicht erfüllt, entfällt nicht etwa die Zahlungsverpflichtung des Schuldners. Ihm kann jedoch ein Zurückbehaltungsrecht zustehen.
Außerdem sollte der Unternehmer darauf achten, dass die Stellung seiner Rechnungen geeignet ist, den Verzug des Rechnungsempfängers rechtzeitig auszulösen.

Verzug durch Zugang einer Rechnung

Nach § 286 III BGB kommt der Schuldner - sofern er selbst ein Unternehmer ist - in Verzug mit seiner Zahlungsverpflichtung, wenn er innerhalb von 30 Tagen nach Rechnungszugang und Fälligkeit keine Zahlung leistet.

Bei Verbrauchern muss der Rechnungssteller in seiner Rechnung zusätzlich darauf hinweisen, dass 30 Tage nach Erhalt der Rechnung der Verzug eintritt. Ohne rechtzeitigen Hinweis tritt der Verzug erst nach den sonstigen Regeln ein. Um einen Verzug auszulösen muss die Rechnung also ordnungsgemäß erstellt werden, fällig sein und dem Schuldner auch zugehen (Beweis bei wichtigen Rechnungen am besten durch Botenzustellung).

Fälligkeit

Ob die Forderung fällig ist, richtet sich nach dem Vertrag. Haben die Parteien einen Fälligkeitszeitpunkt vereinbart (z.B. Zahlung 14 Tage nach Leistungserbringung) so richtet sich die Fälligkeit nach dieser Vereinbarung. Die Rechnung kann diesen Termin nicht vor verlagern. Ohne eine solche Vereinbarung ist die Leistung meist sofort (bzw. bei Werkverträgen direkt nach Abnahme der Leistung) fällig.
Eine ungeschickt gestellte Rechnung kann diesen Fälligkeitstermin jedoch nach hinten hinauszögern. In der Praxis kommt es z.B.vor, dass der Gläubiger sein Zahlungsziel mit den Worten: "Fällig 30 Tage nach Rechnungseingang" angibt. Hier kann der Gläubiger die Zahlung auf diese Rechnung auch nicht vorher verlangen. Die Rechnung wird tatsächlich erst nach 30 Tage nach diesem Termin fällig. Der Verzug nach § 286 III BGB tritt demnach erst 30 Tage nach Fälligkeit, also 60 Tage nach Rechnungszugang ein.
Solche Fehler sollten vermieden werden.
Gerade bei Werkverträgen ist die Abnahme des Werkes wesentliche Fälligkeitsvoraussetzung. Der Gläubiger einer solchen Forderung muss sich also im gleichen Atemzug mit der Rechnungsstellung darum kümmern, dass der Schuldner das Werk selbst abnimmt oder dass eine gesetzliche Abnahmefiktion eingreift. Auch dies kann durch geschickte Formulierungen bei Rechnungslegung erfolgen.

Grundregel- zuerst einmal selbst mahnen

Der Schuldner hat die Rechnung erhalten, doch eine Zahlung erfolgte nicht.
Bevor weitere Schritte erwogen werden, sollte der Gläubiger zunächst dafür sorgen, dass der Schuldner in Zahlungsverzug kommt.
Der Verzug tritt ein
  • 30 Tage nach Fälligkeit und Rechnungszugang,
  • bei Verstreichen eines vertraglich vereinbarten Zahlungstermins,
  • nach Mahnung,
  • nach Erhebung eines Mahnbescheides, einer Klage oder
  • nach endgültiger Weigerung des Schuldners zu zahlen,
Der einfachste und schnellste Weg des Gläubigers, ist es also, dem Kunden eine Mahnung zukommen zu lassen. (Die Mahnung ist übrigens auch innerhalb der 30-Tage-Frist zulässig und wirksam.) Eine bestimmte Form ist für die Mahnung nicht erforderlich. So kann die Mahnung auch durch einen Anruf, eine E-mail und natürlich auch wegen der besseren Beweisbarkeit durch einen Brief erfolgen.
Mit der Mahnung ist der Schuldner also regelmäßig in Verzug. Die Mahnung ist jedoch nicht erforderlich, wenn einer der anderen Gründe vorliegt.

Vorteile des Verzugs für den Gläubiger

Erst wenn dieser Zahlungsverzug besteht, kann der Gläubiger die Folgekosten (Mahngebühren, Verzugszinsen oder auch Rechtsanwaltsgebühren) von dem Schuldner verlangen.
Erstattet werden dabei
  • die Kosten der Mahnung (Briefporto, Kosten der Angestellten, die die Mahnung bearbeiten, Mahnkostenpauschalen, sofern sie - z. B. in AGBs - vereinbart und angemessen sind),
  • Verzugszinsen in Höhe von 5 Prozentpunkten über dem Basiszinssatz (wenn beide Vertragspartner Unternehmen sind sogar 8 Prozentpunkte über dem Basiszinssatz),
  • Kosten eines Inkassoinstitutes oder eines Rechtsanwaltes,
  • Kosten für die Einsichtnahmen in Einwohnermelderegister, Handelsregister u.s.w.,
  • Zinsschäden, die wegen Inanspruchnahme eines Kredites erfolgen, insbesondere, wenn die Zinsen über den Verzugszinsen liegen.
Zudem hat die vorherige Mahnung des Schuldners auch prozesstaktische Gründe. Wird zum Beispiel ohne Mahnung sofort geklagt, so ist dies durchaus zulässig. Die Meinung, dass grundsätzlich vor jeder Klage oder der Einschaltung eines Rechtsanwaltes drei mal außergerichtlich gemahnt werden muss, gehört in den Bereich der Legenden.
Klagt ein Gläubiger jedoch, bevor er außergerichtlich erfolglos gemahnt hat, so kann das Gericht, selbst wenn es die Forderung für berechtigt hält, dem Gläubiger die Prozesskosten auferlegen. Schon aus diesem Grunde sollte mindestens eine Mahnung erfolgen, selbst wenn der Verzug auch auf anderem Wege herbeigeführt wurde.

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